Registros, Registro Electrónico General, archivo de documentos y traslado de documentos y expedientes

1. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares. Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende. El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal. Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles. En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo. 2. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas. 3. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos. 4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse: a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1. b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca. c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero. d) En las oficinas de asistencia en materia de registros. e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros. 5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización. Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios. 6. Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios. 7. Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos. 8. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación.

1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable. 2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable. 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

1. Cada Administración Pública publicará los días y el horario en el que deban permanecer abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos, garantizando el derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de medios electrónicos. 2. El registro electrónico de cada Administración u Organismo se regirá a efectos de cómputo de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar de modo accesible y visible. El funcionamiento del registro electrónico se regirá por las siguientes reglas: a) Permitirá la presentación de documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas. b) A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles, y en lo que se refiere al cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil. Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior. c) El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir las Administraciones Públicas vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de cada Administración u Organismo. En todo caso, la fecha y hora efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el documento. 3. La sede electrónica del registro de cada Administración Pública u Organismo, determinará, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquélla y al calendario previsto en el artículo 30.7, los días que se considerarán inhábiles a los efectos previstos en este artículo. Este será el único calendario de días inhábiles que se aplicará a efectos del cómputo de plazos en los registros electrónicos, sin que resulte de aplicación a los mismos lo dispuesto en el artículo 30.6.

1. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. 2. Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada. 3. Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y se enviará completo, foliado, autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La autenticación del citado índice garantizará la integridad e inmutabilidad del expediente electrónico generado desde el momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos. 4. No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.

1. Todos los órganos de la Administración autonómica, así como las entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la misma, llevarán un registro general de entrada en el que se asentarán los escritos o comunicaciones que se presenten o reciban dirigidos a cualquier unidad administrativa propia o a cualquiera de los órganos administrativos de la Administración General del Estado, de otras Comunidades Autónomas, y de las Entidades de la Administración Local. 2. Igualmente se anotará en el mismo la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a los particulares y a otros órganos administrativos. 3. Todo órgano administrativo tendrá asignado un registro general. No obstante, un mismo registro podrá servir a varios órganos administrativos, siempre que así se prevea en la orden de creación. El sistema informático dejará constancia del órgano destinatario del escrito o documentación de que se trate así como de la fecha y hora de recepción del mismo. Las relaciones entre los distintos órganos servidos por un mismo registro general se producirán directamente, sin anotación en el mismo, mediante comunicación interna en la que quede constancia de su recepción, fecha y hora. 4. Los asientos del registro se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida, dejando constancia de la fecha de entrada o salida, fecha y hora con expresión del minuto en que el interesado haya presentado el escrito, número asignado por el registro y número secuencial general al que se refiere el artículo 12 de este Decreto, identificación del interesado u órgano administrativo remitente, persona u órgano destinatario y breve referencia del contenido del escrito o comunicación. 5. Todas las solicitudes, escritos y comunicaciones que se presenten en soporte papel, se formulen o no en modelo normalizado, deberán llevar estampada en la primera página un sello o validación mecánica en que conste la identificación de la oficina de registro, los números de registro a que se refiere el párrafo 4 del presente artículo, y la fecha y hora, con expresión del minuto, de la entrada o salida del documento. Si en el momento de la recepción de los documentos en soporte papel existiera imposibilidad material o técnica para realizar la validación mecánica de entrada, se procederá a la validación manual de los mismos, reflejándose posteriormente tal incidencia en el asiento registral posterior. 6. Los registros generales y auxiliares, una vez concluido el trámite registral, cursarán los escritos y comunicaciones a las unidades administrativas correspondientes y a sus destinatarios de inmediato, y en ningún caso después del siguiente día.

Una vez concluido el trámite registral de entrada, las oficinas de registro procederán al traslado de las solicitudes, escritos y comunicaciones a sus destinatarios, teniendo en cuenta las siguientes reglas: 1ª) Los documentos dirigidos a las unidades administrativas o a los órganos administrativos a los que presten su servicio de registro, se remitirán sin que éstos deban practicar anotación alguna en los mismos. A estos efectos, la oficina de registro generará en la aplicación informática, al menos diariamente, una minuta de los documentos registrados de entrada, que consistirá en una relación de los documentos registrados que se dirigen a una unidad u órgano administrativo determinado. La unidad u órgano administrativo destinatario de los documentos registrados podrá acceder a la minuta y cuando lleguen los documentos en papel, comprobará que le están correctamente asignados. En este caso, validará la minuta en la aplicación informática. En otro caso, rechazará en la minuta los documentos erróneamente asignados y los devolverá a su oficina de registro. 2ª) Los documentos dirigidos a otros órganos de la Administración autonómica, sus entidades de derecho público y organismos autónomos vinculados o dependientes de la misma, ajenos al de la unidad de registro que los reciba, se remitirán directamente a la oficina de registro del órgano destinatario, sin oficio alguno. A estos efectos, la aplicación informática generará automáticamente una minuta de los documentos dirigidos a dichos órganos. A su vez, cada una de estas minutas originará de forma automática un registro de salida. Los documentos, junto con su correspondiente minuta, serán remitidos directamente a la oficina de registro del órgano destinatario. Recibidos los documentos y la minuta, esta última oficina deberá fechar su entrada mediante la recepción de dicha minuta. Esta operación generará en la aplicación informática, de forma automática, tantos registros de entrada como documentos se recepcionen. Acto seguido los documentos se trasladarán a la unidad competente en la forma indicada en los párrafos segundo y tercero de la regla 1ª. 3ª) Las solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a otras Administraciones Públicas, se remitirán al órgano al que vayan dirigidos acompañados de un oficio de remisión de cuya salida se realizará el correspondiente asiento.

La presente Orden tiene por objeto la creación del Registro General Electrónico de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, así como el establecimiento de los requisitos y condiciones de su funcionamiento.

1. Se crea el Registro General Electrónico (en adelante Registro) para la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones que se dirijan a los órganos y organismos públicos del ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, a excepción de los documentos indicados en el artículo 4 de la presente Orden. 2. El Registro General Electrónico dependerá de la Inspección General de Servicios y será gestionado por la Oficina Canaria de Información y Atención Ciudadana. 3. El Registro se integrará con el sistema informático de registro de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. 4. Los interesados en acceder al Registro deberán hacerlo a través de la dirección de Internet https://www.gobcan.es/registroelectronico. Los requisitos técnicos mínimos necesarios para el acceso y utilización del Registro se darán a conocer en todo momento en la dirección electrónica de acceso. Mediante resolución del Director General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías podrá actualizarse la dirección electrónica de acceso al Registro, previo informe de la Inspección General de Servicios. Dicha resolución deberá publicarse en el Boletín Oficial de Canarias. 5. El Registro conservará la documentación electrónica que se presente, junto con los datos de sus firmas y los datos de registro, debidamente organizados. 6. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de este Registro tendrá carácter voluntario, siendo alternativa a la utilización de los lugares señalados en artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

1. El Registro permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día. 2. Sólo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo indispensable podrá interrumpirse, por el tiempo imprescindible, la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones. La interrupción deberá anunciarse a los potenciales usuarios del Registro, en su dirección electrónica de acceso, con la antelación que, en su caso, resulte posible. 3. En el supuesto de interrupción no planificada en el funcionamiento del Registro, y siempre que sea posible, el usuario visualizará un mensaje en el que se comunique tal circunstancia.

1. El Registro se regirá por la fecha y hora oficial de Canarias, que figurará visible en la dirección electrónica de acceso al Registro. 2. En la dirección electrónica del Registro se especificará el calendario de días inhábiles a efectos del cómputo de plazos. El calendario de días inhábiles será el que anualmente se determine para la Comunidad Autónoma de Canarias por el Gobierno de Canarias. 3. A los efectos del cumplimiento de los plazos por los interesados se entenderá como fecha de recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones por el órgano u organismo público destinatario, la de su presentación en este Registro. 4. La presentación de una solicitud, escrito o comunicación en un día inhábil se entenderá efectuada en la primera hora del primer día hábil siguiente. 5. El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir los órganos administrativos y organismos públicos vendrá determinado por la fecha y hora de entrada en el registro del destinatario. En todo caso, la fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el escrito, solicitud o comunicación por su destinatario. 6. En ningún caso la presentación telemática de documentos implicará la modificación de los plazos establecidos legalmente.

1. El Registro emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro. 2. Igualmente generará un recibo acreditativo de la entrega de documentos que acompañen a la solicitud, escrito o comunicación, que garantice la integridad y el no repudio de estos documentos. 3. Estos recibos se configurarán de forma que puedan ser impresos o archivados informáticamente por el interesado y que garanticen la identidad del Registro mediante la inclusión en los recibos emitidos de la huella electrónica y de un código seguro de verificación. 4. En caso de que el Registro no emita los recibos acreditativos implicará que la presentación de la solicitud, escrito o comunicación no se ha llevado a cabo, debiendo realizarse dicha presentación en otro momento o utilizando los medios señalados en el apartado 6 del artículo 2 de la presente Orden.