AP20 · Parte práctica
Cuerpo Auxiliar · turno libre · Canarias 2026
Incluido:
Tema 20 y último de la Parte Práctica del programa oficial del Cuerpo Auxiliar.
La norma reglamentaria central es el Decreto 160/2006, de 8 de noviembre.
Juriscan mantiene la ficha del Decreto 160/2006 y señala expresamente que derogó el Decreto 76/2003.
El contenido se estudia con enfoque de ciclo de vida: oficina → central → Archivo General, sujeto a tablas de valoración.
Las referencias orgánicas históricas del decreto se leen con cautela; para examen interesa sobre todo el régimen material del Reglamento anexo.
AP20 se centra en el Decreto 160/2006, que aprueba el Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. El Decreto 76/2003 quedó expresamente derogado y no debe estudiarse como reglamento vigente.
El Reglamento establece el sistema de gestión de documentos administrativos y archivos dependientes de la Administración autonómica y sus normas generales de organización y funcionamiento. Su ámbito comprende la Administración Pública de la Comunidad Autónoma, organismos autónomos, entes públicos y empresas públicas con participación autonómica mayoritaria; la historia clínica se rige por su normativa específica.
El sistema integra operaciones y técnicas de gestión documental basadas en producción, tramitación y valor de los documentos. Persigue planificar, controlar, usar, conservar, transferir o eliminar documentos de forma racional y uniforme y configura centros y servicios para hacer accesibles los fondos.
El artículo 4 contiene un bloque de definiciones muy rentable: unidad archivística, documento de archivo, documentación de apoyo, colección, serie documental, fondo, centro de archivo, gestión documental, identificación, valoración, tabla de valoración, transferencia, expurgo y eliminación. Conviene distinguirlas por función, no memorizar palabras aisladas.
Serie documental agrupa unidades producidas por una misma función o actividad regulada por un procedimiento; fondo documental es la agrupación orgánica generada por una institución o persona en el ejercicio de sus funciones; la tabla de valoración fija para una serie datos de identificación y plazos de transferencia, conservación y eliminación.
El expurgo es la selección de documentos que van a destruirse conforme a la tabla de valoración; la eliminación es el acto físico de destrucción. Antes de eliminar debe existir el procedimiento reglamentario y la decisión competente. No es correcto destruir por mera falta de espacio.
El Reglamento distingue órganos directivos y órganos consultivos, asesores y técnicos. Entre estos últimos aparecen el Consejo de Archivos y la Comisión General de Valoración Documental, que cumple un papel técnico esencial para conservación/eliminación y tablas de valoración.
El artículo 7 estructura el sistema en archivos de oficina, archivos centrales de las Consejerías y Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias. El recorrido documental depende del estado del expediente, frecuencia de uso y tabla de valoración.
Custodia documentos mientras están en trámite o son de uso muy frecuente. No existe un plazo fijo universal para transferirlos: el momento de transferencia al archivo central lo determina la tabla de valoración documental correspondiente.
Recibe para su gestión la documentación procedente de los archivos de oficina. Se transfieren expedientes con resolución firme y actuaciones conducentes a su ejecución completadas, así como estudios, informes y otros documentos que hayan producido todos sus efectos. El plazo hacia el Archivo General también lo fija la tabla de valoración.
Identifica y valora series específicas, organiza conforme a la estructura orgánico-funcional, mantiene el cuadro de clasificación, elabora instrumentos de descripción, facilita consulta y préstamo, asesora a archivos de oficina, recibe transferencias, aplica tablas, transfiere al Archivo General y vela por condiciones de conservación.
Es una unidad administrativa de la Consejería competente y realiza doble función: archivo intermedio e histórico. Coordina técnicamente el sistema, identifica y valora series comunes, propone tablas, participa en programas de gestión documental y normalización y coordina transferencias y expurgos.
Tras el tratamiento como archivo intermedio, los documentos que alcancen treinta años desde su producción y tengan valor informativo, histórico y cultural permanecen en el Archivo General con conservación permanente por formar parte del patrimonio histórico.
El ingreso ordinario en archivo central y Archivo General se realiza mediante transferencia. En el Archivo General también puede haber ingresos extraordinarios por compra, donación, depósito u otros medios legales. Los movimientos se registran y se formalizan mediante relaciones de entrega o, en ingresos extraordinarios, acta de recepción.
La organización requiere identificar las series y clasificar documentos. El artículo 19 establece criterios de procedencia, funcional y orgánico, reflejados en el cuadro de clasificación. No debe confundirse esta clasificación con la ordenación cronológica, alfabética o numérica tratada como criterio práctico en AP16.
Las series comunes son identificadas mediante formulario por el Archivo General; las específicas, por el archivo central de la Consejería competente. El Archivo General elabora la propuesta de tabla y la Comisión General de Valoración Documental la aprueba. Las tablas aprobadas se publican en el BOC.
Solo se ejecutan conforme a la tabla de valoración y mediante resolución del órgano competente según dónde estén los documentos. Todo documento eliminado debe quedar reflejado en un acta de eliminación de la que se da cuenta a la Comisión General de Valoración Documental.
Los documentos se instalan para correcta conservación y rápida localización. Archivos centrales y Archivo General elaboran inventarios e índices. El acceso a los centros de archivo es libre y gratuito como regla, sin perjuicio de restricciones legales o de conservación.
Los centros deben contar con personal suficiente y cualificado. Los archivos de oficina son organizados por personal administrativo y auxiliar de la unidad siguiendo directrices técnicas del archivo central. Quienes acceden a documentos por tratamiento, conservación o reprografía están sujetos al deber de secreto profesional.
Los responsables de los centros deben custodiar, conservar, organizar, controlar y servir los fondos. El artículo 28 prohíbe eliminar determinados documentos, entre ellos los que expliquen origen y evolución de organismos, procesos normativos, acontecimientos significativos, impacto de programas, análisis históricos o los que hayan adquirido carácter histórico.
Una unidad tramita expedientes que permanecen en su archivo de oficina mientras están activos o se consultan con frecuencia. Cuando cumplen las condiciones y el plazo fijado por la tabla, se transfieren al archivo central mediante relación de entrega. El central mantiene la serie organizada, aplica la tabla y, en su momento, transfiere al Archivo General. Si la tabla autoriza eliminación, debe existir la resolución competente y acta de eliminación; si los documentos adquieren valor histórico en los términos reglamentarios, se conservan permanentemente.
Un expediente sigue en tramitación; otro terminó, la resolución es firme y está totalmente ejecutada; una serie específica necesita valoración; y una fracción de serie ya está en Archivo General y su tabla autoriza eliminación. Decide la actuación.
Un archivo central tiene cajas de una serie específica y falta espacio. La jefatura propone destruir las más antiguas porque “ya casi nunca se consultan”. Explica por qué esa actuación es incorrecta y qué pasos exige el Decreto 160/2006.
Solución / criterio: La escasa consulta no autoriza destruir. Debe existir identificación y valoración de la serie específica por el archivo central, propuesta de tabla por el Archivo General, aprobación por la Comisión General de Valoración Documental y publicación de la tabla en el BOC. El expurgo y eliminación deben ajustarse a esa tabla y formalizarse mediante resolución del órgano competente. Los documentos eliminados deben quedar reflejados en acta de eliminación y además no pueden estar afectados por las prohibiciones del artículo 28.
¿Cuál es la norma nuclear de AP20?
El Decreto 160/2006, de 8 de noviembre.
¿Qué decreto quedó expresamente derogado?
El Decreto 76/2003.
¿Qué regula el artículo 1?
El objeto del sistema de gestión documental y organización de archivos.
¿Qué documentación queda sometida a normativa específica en el art. 2?
Los documentos que conforman la historia clínica.
¿Qué persigue el sistema del art. 3?
Planificar, controlar, usar, conservar, transferir o eliminar documentos de forma racional y eficaz.
¿Qué es una unidad archivística simple?
La compuesta por un solo documento.
¿Qué es una unidad archivística compleja?
Una agregación sucesiva de documentos, como el expediente.
¿Qué es una serie documental?
Conjunto de unidades producidas por una función o actividad regulada por un mismo procedimiento.
¿Qué diferencia una serie común de una específica?
La común se produce en todos los departamentos; la específica es propia de uno.
¿Qué es un fondo documental?
Agrupación orgánica de documentos generados por una institución o persona en sus funciones.
¿Qué hace la identificación documental?
Estudia productor y funciones y determina las series.
¿Qué hace la valoración documental?
Determina valores primarios y secundarios.
¿Qué fija una tabla de valoración?
Identificación de serie y plazos de transferencia, conservación y eliminación.
¿Qué es transferencia documental?
Paso de documentos y responsabilidad de custodia de una fase de archivo a otra.
¿Qué es expurgo?
Selección de documentos destinados a destrucción conforme a la tabla.
¿Qué es eliminación?
El acto físico de destrucción de documentos.
¿Qué órgano técnico aprueba tablas de valoración?
La Comisión General de Valoración Documental.
¿Cuáles son las tres clases de centros?
Archivo de oficina, archivo central y Archivo General.
¿Dónde se guardan documentos en trámite o de uso muy frecuente?
En el archivo de oficina.
¿Quién fija el plazo oficina→central?
La tabla de valoración documental correspondiente.
¿Qué expedientes se transfieren al central según el art. 10?
Los firmes y totalmente ejecutados en los términos del precepto, además de otros documentos que agotaron efectos.
¿Quién fija el plazo central→Archivo General?
La tabla de valoración documental.
¿Qué doble función tiene el Archivo General?
Archivo intermedio e histórico.
¿Qué regla temporal destaca el art. 12?
Treinta años desde producción, junto con valor informativo, histórico y cultural.
¿Qué series identifica y valora el archivo central?
Las series específicas del departamento.
¿Qué series identifica y valora el Archivo General?
Las series comunes.
¿Qué documento acompaña una transferencia al archivo central?
La relación de entrega u hoja de remisión de fondos.
¿Qué es el ingreso ordinario?
El que se realiza mediante transferencia.
¿Qué ingresos extraordinarios admite el Archivo General?
Compra, donación, depósito u otro medio previsto legalmente.
¿Cómo se formaliza un ingreso extraordinario?
Mediante acta de recepción.
¿Cómo se registra una salida documental?
En el registro de salida, con autorización y relación de entrega.
¿Cuáles son los criterios del art. 19?
Procedencia, funcional y orgánico.
¿Dónde se reflejan esos criterios?
En el cuadro de clasificación.
¿Quién cumplimenta el formulario de series comunes?
El Archivo General, Anexo I.
¿Quién cumplimenta el de series específicas?
El archivo central de la Consejería, Anexo II.
¿Quién elabora la propuesta de tabla?
El Archivo General.
¿Quién aprueba la tabla?
La Comisión General de Valoración Documental.
¿Dónde se publican las tablas aprobadas?
En el Boletín Oficial de Canarias.
¿Puede eliminarse solo porque falta espacio?
No.
¿Qué documento debe reflejar toda eliminación?
El acta de eliminación.
¿Para qué sirven inventarios e índices?
Para facilitar rápida localización, uso y consulta.
¿Cómo es el acceso a los centros como regla?
Libre y gratuito, con límites legales o de conservación.
¿Quién organiza los archivos de oficina?
Personal administrativo y auxiliar de la unidad, bajo directrices del archivo central.
¿Qué deber afecta a quien trata documentos de archivo?
El secreto profesional respecto de su contenido.
¿Qué deben garantizar las instalaciones?
Preservación correcta de los documentos.
¿Quién responde de custodia y conservación en el centro?
Los titulares de los centros de archivo.
¿Puede eliminarse un documento que haya adquirido carácter histórico?
No, el art. 28 lo prohíbe.
¿Cuál es la regla de examen para AP20?
Pensar siempre en ciclo de vida + tabla de valoración + competencia para cada actuación.
Fuente: Resolución de 23 de noviembre de 2024, BOC 239/2024, anuncio 3965, programa oficial del Cuerpo Auxiliar.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
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Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
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Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, BOC 223/2006 y ficha vigente de Juriscan consultada el 19/09/2026.
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