Delimitación exacta
Incluido:
- Concepto jurídico y requisitos del documento administrativo y electrónico.
- Clasificación funcional de documentos con cautela sobre su naturaleza didáctica y sectorial.
- Registro: función de constancia, asientos, recibo y digitalización de documentos presenciales.
- Archivo: función de conservación y organización, archivo electrónico único y ciclo de vida documental.
- Formación, integridad, índice y contenido/exclusiones del expediente administrativo electrónico.
- Conceptos archivísticos básicos: unidad, serie, fondo, transferencia y cuadro de clasificación.
- Clases de archivos de la Administración Pública de Canarias y criterios de clasificación/ordenación necesarios para el epígrafe.
No ampliar por inercia:- Elaboración formal de oficios, notificaciones, pies de recurso, actas, certificaciones y diligencias, reservada a AP19.
- Desarrollo exhaustivo del Decreto 160/2006 —valoración, expurgo, eliminación, acceso, personal e instalaciones—, reservado a AP20.
- Repetición detallada de sede, identificación, notificación y gestión electrónica ya estudiadas en AP2 y AP15.
- Aplicación del derogado Decreto 76/2003 como normativa vigente.
- Generalización a toda la Administración autonómica de reglas del Decreto 42/2014 que solo rigen específicamente en Presidencia.
Mapa del tema
- 1. Concepto y requisitos del documento administrativo
- 2. Clases funcionales de documentos
- 3. Originales, copias y copias auténticas
- 4. Registro: concepto, funciones y asientos
- 5. Digitalización y recepción documental
- 6. Archivo y conservación
- 7. Expediente administrativo: concepto y formación
- 8. Unidad, serie, fondo y ciclo documental
- 9. Clases y funciones de los archivos en Canarias
- 10. Clasificación y criterios de ordenación
Marco jurídico y alcance
Tema práctico-documental que exige separar conceptos próximos y seguir el ciclo de vida de la documentación.
La LPAC fija las reglas básicas sobre registro, documento, copia, archivo y expediente.
El RD 203/2021 concreta el documento y expediente electrónicos y su conservación.
El Decreto 160/2006 aporta la estructura archivística canaria vigente y los criterios de clasificación.
El Decreto 42/2014 solo se usa con cautela para ilustrar reglas de ordenación aplicables específicamente a Presidencia.
AP16 debe coordinarse con AP19 y AP20 sin duplicar el desarrollo que corresponde a esos temas.
Explicación del profesor
1. El mapa del tema
AP16 une cuatro planos que no deben confundirse: documento administrativo, registro, expediente y archivo. El documento contiene o acredita una actuación; el registro deja constancia formal de entrada o salida; el expediente agrupa ordenadamente documentos y actuaciones de un procedimiento; y el archivo organiza, conserva, permite localizar y transferir documentación durante su ciclo de vida.
2. Concepto jurídico de documento administrativo
La Ley 39/2015 define como documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. La regla actual es su emisión por escrito y a través de medios electrónicos, salvo que la naturaleza del documento exija otra forma más adecuada de expresión y constancia. No todo papel o fichero que circula por una oficina es, por ello solo, documento público administrativo.
3. Documento administrativo electrónico válido
Para la validez del documento electrónico administrativo deben concurrir información en soporte electrónico con formato identificable, datos que permitan individualizarlo, referencia temporal, metadatos mínimos y las firmas electrónicas que procedan. La Ley exceptúa de firma electrónica a documentos meramente informativos y a los que no formen parte de expediente, pero incluso entonces exige identificar su origen.
4. Clases de documentos: una clasificación funcional
Para estudiar las clases conviene usar una clasificación funcional: decisión, transmisión, constancia y juicio. No es una enumeración cerrada de la LPAC. La normativa canaria de Presidencia utiliza expresamente esas categorías al describir el orden de los documentos del expediente. Así, una resolución decide; una notificación transmite; un acta o certificado deja constancia; y un informe expresa un juicio técnico o jurídico.
5. Original, copia y copia auténtica
Una copia simple no debe confundirse con una copia auténtica. La copia auténtica es expedida por órgano competente con garantías de identidad del órgano y del contenido, y tiene la misma validez y eficacia que el original. Las Administraciones pueden producirla mediante funcionario habilitado o actuación administrativa automatizada. En documentos privados, la copia auténtica produce únicamente efectos administrativos.
6. Qué hace el registro
El registro no decide el fondo del asunto ni archiva definitivamente la documentación. Su función esencial es dejar constancia formal de la recepción o remisión de solicitudes, escritos, comunicaciones y otros documentos mediante un asiento trazable. Cada Administración debe disponer de Registro Electrónico General y los registros de sus organismos han de ser interoperables e interconectados.
7. Asiento registral y trazabilidad
Los asientos respetan el orden temporal de recepción o salida e indican, entre otros datos, número, naturaleza, fecha y hora, identificación del interesado cuando proceda, órgano remitente, destinatario y referencia al contenido. El registro expide automáticamente recibo de presentación. La idea de examen es trazabilidad: qué entró o salió, cuándo y hacia dónde.
8. Presentación presencial y digitalización
Cuando un documento se presenta presencialmente, la oficina de asistencia en materia de registros debe digitalizarlo para incorporarlo al expediente administrativo electrónico y devolver el original al interesado, salvo excepciones legales de custodia o soportes no digitalizables. Digitalizar no significa simplemente escanear sin garantías: la copia electrónica auténtica se sujeta al régimen del artículo 27.
9. Registro y archivo no son sinónimos
El registro acredita el movimiento administrativo de documentos; el archivo asegura su organización, custodia, conservación, localización, consulta y, cuando corresponda, transferencia o eliminación autorizada. Un documento puede quedar registrado al inicio de su recorrido y permanecer después en archivos distintos según la fase de su ciclo de vida.
10. Archivo electrónico único de procedimientos finalizados
La LPAC exige a cada Administración mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados. La conservación debe garantizar autenticidad, integridad, consulta a lo largo del tiempo y posibilidad de migración a otros formatos o soportes; la eliminación requiere autorización conforme a la normativa aplicable.
11. Qué es un expediente administrativo
El expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución y también las diligencias encaminadas a ejecutarla. No es una carpeta cualquiera ni una mera suma de archivos: existe una relación funcional con un procedimiento y un orden jurídico de tramitación.
12. Cómo se forma el expediente
Los expedientes tienen formato electrónico y se forman mediante agregación ordenada de documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlos. Cuando se remiten, incorporan índice numerado y debe constar copia electrónica certificada de la resolución adoptada. La remisión normativa exige expediente completo, foliado, autenticado e índice autenticado.
13. Índice y foliado electrónico
En el expediente electrónico el foliado se materializa mediante un índice electrónico autenticado. Ese índice garantiza la integridad del conjunto y permite su recuperación. Un mismo documento electrónico puede formar parte de distintos expedientes; ello no contradice la integridad porque cada expediente mantiene su propio índice y contexto.
14. Qué queda fuera del expediente
La LPAC excluye la información auxiliar o de apoyo: datos de aplicaciones, ficheros y bases informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos y juicios de valor. Hay una excepción relevante: sí se integran los informes, preceptivos o facultativos, que hayan sido solicitados antes de la resolución que finaliza el procedimiento.
15. Sistema canario de gestión documental
El Decreto 160/2006 concibe la gestión documental como un sistema integrado en la gestión administrativa que analiza producción, tramitación y valor de los documentos para planificar su control, uso, conservación y transferencia o eliminación. No reduce el archivo a un depósito: lo conecta con información, gestión administrativa e investigación.
16. Unidad archivística, serie y fondo
La unidad archivística puede ser simple —un documento— o compleja —una agregación sucesiva—; el expediente es la unidad compleja más habitual. Una serie documental agrupa unidades producidas por una misma función o actividad regulada por una misma norma de procedimiento. El fondo documental es la agrupación orgánica generada por una institución o persona en el ejercicio de sus funciones.
17. Clases de archivo en Canarias
El sistema autonómico distingue archivos de oficina, archivos centrales de las Consejerías y Archivo General. El archivo de oficina conserva documentación en trámite o de uso muy frecuente. El central recibe documentación de las oficinas conforme a las reglas y plazos de transferencia. El Archivo General desempeña una doble función, intermedia e histórica.
18. Ciclo de vida y transferencias
La documentación no se traslada por una cifra temporal inventada. El Decreto 160/2006 remite los plazos de transferencia a las tablas de valoración documental. Tras la fase de oficina, determinadas series pasan al archivo central y luego al Archivo General; cuando alcanzan valor informativo, histórico o cultural y reúnen los requisitos reglamentarios, se conservan permanentemente.
19. Clasificar no es ordenar
Clasificar significa situar documentos y series dentro de una estructura lógica según procedencia, función y organización; el resultado se refleja en un cuadro de clasificación. Ordenar significa establecer la secuencia concreta dentro de una serie o unidad: por fecha, nombre, número o combinación. Confundir ambos verbos es una trampa clásica.
20. Criterios de ordenación y cautela de alcance
El Decreto 160/2006 fija para la clasificación los criterios de procedencia, funcional y orgánico. Para visualizar la ordenación, el Decreto 42/2014 —aplicable específicamente a la Presidencia del Gobierno— enumera sistemas cronológico, alfabético, numérico o mixto y dispone que los documentos de un expediente se ordenen cronológicamente siguiendo el curso del procedimiento. Esa enumeración sirve como regla sectorial ilustrativa, no debe presentarse como artículo general aplicable sin matiz a toda la Administración canaria.
Trampas frecuentes
- Registrar un documento no significa incorporarlo automáticamente a cualquier expediente: son operaciones distintas.
- No confundas Registro Electrónico General con archivo electrónico único.
- No todo fichero de una Administración es documento público administrativo: cuenta la emisión válida por órgano administrativo.
- No exijas firma electrónica a todo documento informativo; la LPAC prevé excepciones, aunque exige identificar el origen.
- Una copia escaneada no es automáticamente copia auténtica.
- La copia auténtica de un documento privado no adquiere por ello efectos civiles generales: surte efectos administrativos.
- El registro puede anotar salida de documentos oficiales; no es exclusivamente registro de entrada.
- La digitalización presencial, como regla, va acompañada de devolución del original, salvo las excepciones legales.
- El archivo electrónico único del art. 17 se refiere a documentos electrónicos de procedimientos finalizados.
- No memorices eliminación “cuando ya no sirva”: requiere el régimen autorizatorio y archivístico aplicable.
- Expediente no es una carpeta física: la LPAC exige formato electrónico.
- No metas automáticamente notas, borradores y comunicaciones internas en el expediente.
- Los informes internos no entran por regla general, pero los informes preceptivos o facultativos solicitados antes de resolver constituyen la excepción del art. 70.4.
- Un documento puede formar parte de varios expedientes electrónicos; la ley lo admite expresamente.
- No confundas serie documental con fondo documental.
- No confundas archivo de oficina con archivo central: responden a fases y uso documental diferentes.
- No memorices un plazo fijo universal para transferir del archivo de oficina al central: manda la tabla de valoración correspondiente.
- Clasificación y ordenación no son sinónimos: procedencia/función/órgano clasifican; fecha/nombre/número ordenan.
- Los cuatro sistemas cronológico, alfabético, numérico y mixto se citan expresamente en el Decreto 42/2014 para Presidencia; no los atribuyas literalmente al art. 19 del Decreto 160/2006.
- El Decreto 76/2003 fue derogado por el Decreto 160/2006: usarlo como reglamento vigente es un error jurídico.
Del registro al archivo: recorrido de una solicitud
Una persona presenta en papel una solicitud en una oficina de asistencia. La oficina practica el asiento y entrega recibo; digitaliza el documento para incorporarlo al expediente electrónico y devuelve el original salvo excepción. Durante la tramitación se agregan ordenadamente requerimientos, pruebas, informes, notificaciones y resolución. Las notas privadas de trabajo quedan fuera. Cuando el procedimiento finaliza, la documentación se conserva electrónicamente y, en el sistema canario, sigue el ciclo archivístico y las transferencias que correspondan según la tabla de valoración. Así se ve que registro, expediente y archivo son momentos y funciones diferentes.
Ejercicio guiado
En un procedimiento aparecen: una solicitud en papel presentada por registro; una copia auténtica electrónica; una nota privada del instructor; un informe preceptivo solicitado antes de resolver; una resolución; y, una vez firme y ejecutada, el expediente que deja de ser de consulta frecuente. Indica qué sucede con cada elemento.
- La solicitud se registra; si se presenta presencialmente, se digitaliza para incorporarla al expediente electrónico y se devuelve el original salvo excepción.
- La copia auténtica, si ha sido expedida con las garantías del art. 27, tiene validez y eficacia equivalentes al original en el ámbito previsto.
- La nota privada de trabajo es información auxiliar y, como regla, no integra el expediente.
- El informe preceptivo solicitado antes de la resolución sí se integra: es la excepción expresa del art. 70.4.
- La resolución es un documento de decisión y en el expediente debe constar su copia electrónica certificada.
- Cuando el procedimiento termina y la documentación deja de ser de uso frecuente, entra en la lógica archivística y de transferencia que determine la tabla de valoración correspondiente.
Ejercicio autónomo
Una unidad de Presidencia recibe cuatro expedientes terminados de una misma serie: 2026/004, 2026/002, 2026/003 y 2026/001. Dentro del expediente 2026/003 constan solicitud, informe, notificación y resolución. Explica cómo distinguirías clasificación y ordenación, cómo ordenarías la serie y cómo ordenarías los documentos del expediente.
Solución / criterio: Clasificar consiste en ubicar los cuatro expedientes en la serie que corresponde a su función y procedimiento, dentro del cuadro de clasificación. Para ordenar la serie puede adoptarse el criterio numérico —001, 002, 003, 004— si es el sistema determinado para esa serie. Dentro de cada expediente de Presidencia, la regla sectorial es orden cronológico siguiendo el curso del procedimiento: documento de iniciación y después los restantes actos/documentos según la secuencia de tramitación. La clasificación no se sustituye por el orden numérico: son operaciones diferentes.
Repaso activo
¿Qué cuatro piezas debes distinguir en AP16?
Documento, registro, expediente y archivo.
¿Qué es documento público administrativo según el art. 26.1 LPAC?
El válidamente emitido por un órgano de una Administración Pública.
¿Cuál es la forma ordinaria de emisión del documento administrativo?
Por escrito y a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma.
¿Qué cinco elementos mínimos recuerdas para la validez del documento electrónico?
Información en soporte/formato identificable, datos de individualización, referencia temporal, metadatos mínimos y firmas que procedan.
¿Cuándo puede no requerirse firma electrónica?
En documentos meramente informativos y en los que no formen parte de expediente, identificando siempre su origen.
¿Qué cuatro clases funcionales conviene manejar?
Decisión, transmisión, constancia y juicio.
Pon un ejemplo de documento de decisión.
Una resolución o un acuerdo.
Pon un ejemplo de transmisión, constancia y juicio.
Notificación/comunicación; acta/certificado; e informe, respectivamente.
¿Qué diferencia esencial hay entre copia simple y auténtica?
La auténtica es expedida por órgano competente con garantías de identidad y contenido y tiene eficacia equivalente al original.
¿Qué efectos tiene la copia auténtica de un documento privado?
Únicamente efectos administrativos.
¿Qué registro debe tener cada Administración?
Un Registro Electrónico General.
¿Para qué sirve esencialmente el registro?
Para dejar constancia trazable de recepción/remisión y de sus asientos; no para resolver ni archivar definitivamente.
¿En qué orden se practican los asientos?
Respetando el orden temporal de recepción o salida.
¿Qué acredita el recibo de registro?
La presentación del documento, con los datos registrales y fecha/hora correspondientes.
¿Qué ocurre normalmente con un documento presentado en papel?
La oficina de asistencia lo digitaliza para el expediente electrónico y devuelve el original, salvo excepción.
¿Cuál es la excepción práctica a devolver siempre el original?
Que una norma exija custodia o que se trate de objeto/soporte específico no susceptible de digitalización.
¿Qué exige el art. 17 LPAC?
Archivo electrónico único de documentos electrónicos de procedimientos finalizados.
¿Qué cualidades debe preservar la conservación electrónica?
Autenticidad, integridad, conservación y consulta en el tiempo, junto con las medidas de seguridad aplicables.
¿Puede eliminarse documentación porque “ya no se usa”?
No; la eliminación exige autorización conforme a la normativa archivística aplicable.
Define expediente administrativo en una frase.
Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que fundamentan la resolución y las diligencias para ejecutarla.
¿En qué formato se forman los expedientes?
En formato electrónico.
¿Qué elementos típicos se agregan al expediente?
Documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que deban integrarlo.
¿Qué debe acompañar al expediente cuando se remite?
Índice numerado; y la remisión normativa debe ser completa, foliada, autenticada y con índice autenticado.
¿Qué garantiza el índice autenticado?
Integridad e inmutabilidad del expediente desde su firma y posibilidad de recuperación.
¿Puede un documento formar parte de varios expedientes?
Sí, expresamente.
¿Las notas y borradores forman parte del expediente?
Como regla, no: son información auxiliar o de apoyo.
¿Qué informes constituyen la excepción del art. 70.4?
Los preceptivos y facultativos solicitados antes de la resolución final.
¿Qué es una unidad archivística simple?
La que se compone de un solo documento.
¿Cuál es la unidad archivística compleja más frecuente según el D. 160/2006?
El expediente administrativo.
¿Qué es una serie documental?
Conjunto de unidades producidas en una misma función o actividad regulada por la misma norma de procedimiento.
¿Diferencia entre serie común y específica?
La común corresponde a todos los departamentos; la específica es propia de un departamento.
¿Qué es un fondo documental?
Agrupación orgánica de documentos generados por una institución o persona en el ejercicio de sus funciones.
¿Cuáles son las tres clases básicas de centros de archivo canarios?
Archivo de oficina, archivos centrales de Consejerías y Archivo General.
¿Qué custodia el archivo de oficina?
Documentos en trámite o de uso muy frecuente.
¿De qué dependen los plazos de transferencia al archivo central?
De la tabla de valoración documental correspondiente.
¿Qué recibe un archivo central?
Series y expedientes procedentes de archivos de oficina conforme a las reglas y plazos de transferencia.
¿Qué doble función tiene el Archivo General?
Archivo intermedio e histórico.
¿Qué ocurre con determinada documentación de treinta años con valor informativo, histórico y cultural?
Permanece en el Archivo General con conservación permanente tras la fase intermedia, conforme al art. 12 D.160/2006.
¿Qué hace un cuadro de clasificación?
Representa la estructura lógica de fondos/series y permite ubicar los documentos según criterios de clasificación.
¿Qué criterios de clasificación establece el art. 19 D.160/2006?
Procedencia, funcional y orgánico.
¿Cuál es la diferencia entre clasificar y ordenar?
Clasificar ubica en una estructura; ordenar fija la secuencia dentro de la agrupación.
¿Qué sistemas de ordenación enumera el D.42/2014 para Presidencia?
Cronológico, alfabético, numérico o mixto.
¿Cómo ordena ese Decreto los documentos dentro del expediente?
Cronológicamente, siguiendo el curso del procedimiento y comenzando por los documentos de iniciación.
¿Esa lista del D.42/2014 se puede atribuir literalmente al D.160/2006?
No. Es una regla sectorial de Presidencia; el D.160/2006 fija los criterios generales de clasificación.
¿Qué función archivística facilita localizar documentos?
La organización y descripción mediante instrumentos adecuados, índices y cuadros de clasificación.
¿Registro y archivo persiguen la misma finalidad?
No: el registro acredita recepción/remisión; el archivo gestiona y conserva documentación durante su ciclo de vida.
¿Qué norma derogó el Decreto 76/2003?
El Decreto 160/2006, mediante su disposición derogatoria.
¿Qué tema posterior desarrolla exhaustivamente el reglamento canario de archivos?
AP20; AP16 utiliza solo lo imprescindible para clases, funciones y ordenación.
Texto oficial exigible
El texto legal/técnico se mantiene separado de la explicación.
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 16.1. Registro Electrónico General
Cada Administración debe disponer de un Registro Electrónico General en el que se asiente todo documento presentado o recibido en sus órganos, organismos o entidades vinculadas o dependientes; también pueden anotarse salidas de documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 16.2 y 16.3. Asientos y recibo registral
Los asientos se anotan respetando el orden temporal de recepción o salida y deben incorporar datos que permitan identificar el asiento, su fecha y hora, interesado cuando proceda, remitente, destinatario y referencia al contenido. El registro emite automáticamente un recibo que acredita la presentación.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 16.5. Digitalización de documentos presenciales
Los documentos presentados presencialmente deben digitalizarse en la oficina de asistencia en materia de registros para incorporarlos al expediente administrativo electrónico y, como regla, se devuelve el original al interesado, salvo custodia legal o soportes específicos no susceptibles de digitalización.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 17.1–3. Archivo de documentos
Cada Administración mantiene un archivo electrónico único para documentos electrónicos de procedimientos finalizados. La conservación debe garantizar autenticidad, integridad, conservación y consulta a lo largo del tiempo, permitir migraciones de formato y aplicar medidas de seguridad; la eliminación exige autorización conforme a la normativa aplicable.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 26.1. Documento público administrativo
Son documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. La regla es emitir los documentos administrativos por escrito y mediante medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 26.2. Requisitos de validez del documento electrónico
El documento electrónico administrativo válido debe contener información en soporte electrónico y formato identificable, datos de individualización, referencia temporal, metadatos mínimos y las firmas electrónicas que correspondan conforme a la normativa aplicable.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 26.3. Documentos sin firma electrónica
No requieren firma electrónica los documentos electrónicos de carácter meramente informativo ni los que no formen parte de un expediente administrativo; en ambos casos debe identificarse el origen del documento.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 27.1 y 27.2. Concepto y efectos de copia auténtica
Cada Administración determina los órganos competentes para expedir copias auténticas. Las copias auténticas garantizan la identidad del órgano que las realiza y el contenido; tienen la misma validez y eficacia que los originales. Las copias auténticas de documentos privados producen únicamente efectos administrativos.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 27.3. Garantías de las copias
Las copias auténticas se ajustan al Esquema Nacional de Interoperabilidad, al Esquema Nacional de Seguridad y a sus normas técnicas. La digitalización convierte un documento en soporte no electrónico en un fichero electrónico con imagen codificada, fiel e íntegra, incorporando metadatos que acrediten la condición de copia.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 27.4 y 27.5. Solicitud y expedición de copias auténticas
Los interesados pueden solicitar copias auténticas de documentos públicos administrativos válidamente emitidos y, con las excepciones legales, deben expedirse en quince días desde la recepción de la solicitud. La Administración debe expedir copia auténtica electrónica del papel que vaya a incorporarse a un expediente y señalar expresamente su condición de copia auténtica.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 70.1. Concepto de expediente
El expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, junto con las diligencias dirigidas a su ejecución.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 70.2. Formación del expediente
Los expedientes tienen formato electrónico y se forman agregando ordenadamente documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y diligencias que deban integrarlos. Al remitirse incorporan índice numerado y en el expediente debe constar copia electrónica certificada de la resolución adoptada.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 70.3. Remisión, foliado e índice
Cuando una norma exige remitir el expediente electrónico, se envía conforme al ENI y sus normas técnicas: completo, foliado, autenticado y acompañado de índice autenticado. La autenticación del índice garantiza integridad e inmutabilidad desde su firma y permite la recuperación; un mismo documento puede integrar varios expedientes.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Ley 39/2015 (LPAC) · Artículo 70.4. Información excluida del expediente
No forma parte del expediente la información auxiliar o de apoyo —aplicaciones, ficheros, bases de datos, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o juicios de valor—, salvo informes preceptivos o facultativos solicitados antes de la resolución que finaliza el procedimiento.
Fuente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (texto consolidado BOE; última actualización publicada 06/11/2024).
Real Decreto 203/2021 · Artículo 37. Registro electrónico interoperable
Las Administraciones disponen de registros electrónicos para recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, plenamente interoperables e interconectados conforme al artículo 16 LPAC. Cada Administración cuenta con Registro Electrónico General para los documentos presentados o recibidos.
Fuente: Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (texto consolidado BOE; última actualización publicada 02/04/2025).
Real Decreto 203/2021 · Artículo 46. Documento administrativo electrónico
El Reglamento define el documento administrativo electrónico como información en forma electrónica, archivada en soporte electrónico, con formato identificable y tratamiento diferenciado admitido por el ENI, generada, recibida o incorporada por las Administraciones en el ejercicio de funciones sujetas a Derecho administrativo.
Fuente: Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (texto consolidado BOE; última actualización publicada 02/04/2025).
Real Decreto 203/2021 · Artículo 51. Configuración del expediente electrónico
El foliado del expediente electrónico se realiza mediante índice electrónico autenticado, que garantiza su integridad y permite recuperarlo. El índice lo firma el titular del órgano que conforma el expediente o puede sellarse electrónicamente si la formación es automática. Un mismo documento puede integrar distintos expedientes.
Fuente: Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (texto consolidado BOE; última actualización publicada 02/04/2025).
Real Decreto 203/2021 · Artículo 54. Conservación electrónica
Deben conservarse electrónicamente todos los documentos que formen parte de un expediente y también los documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento. El periodo de conservación se sujeta a lo establecido por las autoridades calificadoras competentes y por la normativa patrimonial aplicable.
Fuente: Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (texto consolidado BOE; última actualización publicada 02/04/2025).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 3. Sistema de gestión documental
El sistema canario integra operaciones y técnicas basadas en producción, tramitación y valor documental para planificar, controlar, usar, conservar, transferir o eliminar documentos, racionalizar y unificar su tratamiento y poner los fondos al servicio de la información, la gestión administrativa y la investigación.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 4.a y 4.b. Unidad archivística y documento de archivo
La unidad archivística puede ser simple, si contiene un solo documento, o compleja, si agrega sucesivamente documentos; el expediente es la unidad compleja más habitual. Documento de archivo es toda fuente de información producida o recibida por un organismo en sus actividades, en cualquier soporte, excluidos los ejemplares no originales de ediciones.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 4.e–4.h. Serie, fondo, centro y gestión documental
La serie documental reúne unidades producidas en una misma función o actividad regulada por igual norma de procedimiento; el fondo es la agrupación orgánica generada por una institución o persona; el centro custodia, organiza y sirve fondos; y la gestión documental aplica economía, eficacia y eficiencia al ciclo de los documentos.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 4.i–4.l. Identificación, valoración, tablas y transferencia
La identificación estudia estructura, funciones y series; la valoración analiza valores primarios y secundarios; las tablas fijan datos y plazos de transferencia, conservación y eliminación de cada serie; y la transferencia desplaza documentos y responsabilidades de custodia entre fases de archivo conforme a reglas y plazos.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 7. Clases de centros de archivo
El sistema de la Administración autonómica se compone de archivos de oficina, archivos centrales de las Consejerías y Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, sin perjuicio de las reglas específicas para organismos y entidades vinculadas.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 8 y 9. Archivo de oficina
Los centros se organizan según la antigüedad de los fondos que conservan. El archivo de oficina custodia documentos mientras están en trámite o son de uso muy frecuente; el plazo para transferirlos al archivo central es el previsto en la tabla de valoración documental correspondiente.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 10. Archivo central y documentación transferible
Las oficinas transfieren al archivo central, entre otros, expedientes con resolución que afecta a derechos o intereses cuando el acto es firme y se han ejecutado las actuaciones correspondientes, así como estudios, informes y otros documentos que hayan producido todos sus efectos; la transferencia al Archivo General se rige por la tabla de valoración.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 11 y 12. Archivo General: fase intermedia e histórica
Los documentos transferidos al Archivo General reciben tratamiento de archivo intermedio durante el periodo establecido en su tabla de valoración. Tras esa fase, los documentos con treinta años desde su producción y valor informativo, histórico y cultural permanecen en el Archivo General con conservación permanente.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 14. Funciones del archivo central
Entre las funciones de los archivos centrales figuran identificar y valorar series específicas, organizar según la estructura orgánico-funcional manteniendo el cuadro de clasificación, elaborar instrumentos de descripción, facilitar consulta y préstamo, asesorar archivos de oficina, recibir transferencias, aplicar tablas y transferir al Archivo General.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 16 y 17. Naturaleza y funciones del Archivo General
El Archivo General realiza doble función de archivo intermedio e histórico. Elabora directrices técnicas, coordina archivos centrales y transferencias, identifica y valora series comunes, propone tablas de valoración y participa en programas de gestión y normalización documental.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo 19. Clasificación de los fondos
La organización de los fondos requiere identificar series y clasificar documentos. La clasificación se rige por criterios de procedencia, funcional y orgánico y se plasma en el cuadro de clasificación correspondiente. Esta regla trata de clasificación, no de la secuencia física o lógica de ordenación dentro de cada serie.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Decreto 42/2014 del Presidente (ámbito Presidencia) · Artículo 5.6 y 6.2. Sistemas de ordenación en Presidencia
En el ámbito específico de la Presidencia del Gobierno, el sistema de ordenación de cada serie puede ser cronológico, alfabético, numérico o mixto y se determina coordinadamente con el Archivo Central. Los documentos integrados en expedientes se ordenan cronológicamente siguiendo el curso del procedimiento, comenzando por los de iniciación.
Fuente: Decreto 42/2014, de 19 de mayo, del Presidente, sobre gestión documental y archivos en la Presidencia del Gobierno de Canarias (BOC 101/2014; regla sectorial de Presidencia utilizada solo para ilustrar criterios de ordenación).
Decreto 160/2006 (Canarias) · Artículo Disposición derogatoria única. Derogación del Decreto 76/2003
El Decreto 160/2006 derogó expresamente el Decreto 76/2003, de 12 de mayo, anterior Reglamento del sistema de gestión documental y archivos. Por ello, el Decreto 76/2003 no debe utilizarse como reglamento vigente para preparar AP16 o AP20.
Fuente: Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, Reglamento del Sistema de gestión documental y organización de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias (BOC 223/2006; referencia vigente en Juriscan y portal oficial de Archivos consultados 18/09/2026).
Fuentes
- Programa oficial · Resolución de 23/11/2024, BOC 239/2024, anuncio 3965, programa oficial del Cuerpo Auxiliar, Parte Práctica, Tema 16. Consultado el 18/09/2026.
- Normativa estatal nuclear · Ley 39/2015, arts. 16, 17, 26, 27 y 70. Texto consolidado BOE, última actualización publicada el 06/11/2024; consultado el 18/09/2026.
- Desarrollo electrónico · Real Decreto 203/2021, especialmente arts. 37, 46, 51 y 54. Texto consolidado BOE, última actualización publicada el 02/04/2025; consultado el 18/09/2026.
- Normativa canaria de archivos · Decreto 160/2006, de 8 de noviembre, BOC 223/2006. Vigencia y referencias posteriores comprobadas en Juriscan y en la página oficial de legislación de Archivos del Gobierno de Canarias el 18/09/2026.
- Criterios sectoriales de ordenación · Decreto 42/2014, de 19 de mayo, del Presidente, arts. 5.6 y 6.2. Se usa únicamente dentro de su ámbito propio —Presidencia del Gobierno— para ilustrar sistemas y secuencia de ordenación.
- Cautela normativa · El Decreto 160/2006 derogó expresamente el Decreto 76/2003. AP16 no trata este último como normativa vigente.